Duplicar un programa o usar plantillas

Duplicar un programa te ahorra tiempo cuando la estructura general se repite de una semana a otra o de una temporada a otra.

Duplicar un programa

1. Abre el programa y pulsa Duplicar programa. También puedes entrar en Duplicar o extender programas desde el calendario y pulsar Duplicar en la fila del programa.
2. Revisa las fechas de la copia. Vitta propone la semana siguiente al programa original, con la misma duración. Si esa semana ya ha empezado, propone la primera que aún no ha empezado, el mismo día de la semana. Si ya hay otro programa en esas fechas, te avisa.
3. Revisa el nombre de la copia. Vitta propone el del original con las fechas nuevas: «ADULTOS 28-4 SEPT» pasa a «ADULTOS 5-11 OCT». Puedes cambiarlo.
4. Si en el calendario de la última semana del original cambiaste animadores respecto a la plantilla, elige de dónde los toma la copia:
   • Como en el calendario: la copia conserva los cambios de esa semana.
   • Como en la plantilla del programa: la copia ignora esos cambios.
5. Si esa semana tenías tareas internas puntuales (las que se crean con Nueva actividad → Actividad extra → Puntual), marca las que quieras convertir en actividades de la copia.
6. Pulsa Duplicar. La copia se crea en borrador y se abre en el editor.

La copia conserva las actividades, incluidas las tareas internas. No modifica el programa original ni sus sesiones.

Animadores con ausencias

Si un animador de la plantilla tenía ese día vacaciones, baja médica, permiso o recuperación, la copia usa la plantilla para ese día y no arrastra al sustituto. El diálogo te dice cuántas sesiones están en ese caso.

Los días libres no cuentan como ausencia: si un animador libraba, la copia conserva a quien lo cubrió en el calendario.

Usar la duplicación como plantilla

Si tu equipo trabaja con estructuras recurrentes, puedes conservar un programa base y duplicarlo cuando necesites arrancar una nueva versión. En la práctica, ese programa base funciona como plantilla.

Puedes aprovechar esta forma de trabajo cuando:

• varias temporadas comparten la misma lógica
• quieres evitar reescribir actividades repetidas
• necesitas partir de una estructura ya validada por tu equipo

Qué ocurre con las sesiones

Duplicar no copia las sesiones como registros independientes. Copia la definición del programa y sus actividades. Las sesiones del nuevo programa se crearán cuando lo actives.

Esto evita arrastrar participación, cancelaciones o incidencias del programa original.

Qué revisar después de duplicar

Aunque la base venga copiada, conviene revisar siempre:

• horarios que cambian según la temporada
• días festivos o excepciones
• nombres de actividades que hayan quedado desactualizados

Si después añades una actividad al programa original y lo guardas, Vitta te ofrece añadirla también a las copias que aún no han terminado (lo explica Revisar el impacto de cambios). Solo pasa con las copias hechas con Duplicar: un programa creado a mano o importado no está enlazado con el original.

Cuándo conviene duplicar

Usa duplicar cuando vas a crear una versión nueva del programa: la semana siguiente, otra temporada o una base que quieres revisar antes de publicar.

Usa extender cuando el programa actual sigue siendo válido y solo necesitas alargar su fecha final.

Duplicar es mejor que crear desde cero cuando la mayoría del trabajo ya existe y solo cambia la temporada, el contexto o algunos horarios.

Duplicar varios programas a la vez

Si cada semana preparas varios programas (por ejemplo, adultos, kids y noche), puedes duplicarlos todos de una vez:

1. En Programas, con la vista de tabla, marca las casillas de los programas que quieres copiar. La casilla de la cabecera marca todos los que se ven con los filtros actuales. Puedes marcar hasta 20.
2. Pulsa Duplicar… en la barra de abajo.
3. Elige la fecha de inicio de la primera copia. Vitta propone la primera semana que aún no ha empezado y en la que ninguna copia coincide con su original. Las demás copias se mueven lo mismo: cada una dura lo mismo que su original y se mantiene la separación entre ellas.
4. Revisa cada fila: el nombre propuesto (lo puedes cambiar), las fechas nuevas y si coincide con otro programa. Si en esas semanas hay tareas internas puntuales, Vitta las enumera arriba, con su fecha y hora: el lote no las copia.
5. Pulsa Duplicar. Al terminar verás qué se ha creado, con un enlace a cada borrador, y qué ha fallado, con la opción Reintentar fallidos.

Las copias se crean como borrador: revísalas y publícalas como siempre. Las tareas internas puntuales no se copian en lote; para copiarlas, duplica por separado el programa de esa semana.

Qué tareas internas llegan a la copia

• Las tareas internas del programa (las que añades en el editor) se copian siempre, al duplicar un programa suelto y en lote.
• Las tareas internas puntuales (las que se crean con Nueva actividad → Actividad extra → Puntual) no forman parte de ningún programa. Solo se copian al duplicar un programa suelto, si son de su última semana y las dejas marcadas. En lote no se copian.
• Las sesiones extra de una actividad que ya existe (Actividad extra → Existente) no se copian.

Si una tarea tiene que repetirse cada semana, añádela al programa desde el editor: así se copia siempre.